Zaplanuj transport
Wskaż dla każdego miejsca osobę główną i zastępcę, z funkcją, numerem bezpośrednim i dostępnością w dniu przekazania. Ważne, aby osoba była uprawniona do wydania lub przyjęcia przesyłki – np. kierownik projektu, kierownik laboratorium lub recepcja z upoważnieniem. Poinformuj obie osoby wcześniej o oknie czasowym, liczbie opakowań i oczekiwanych kontrolach. Jeśli odpowiedzialność zmieni się w ostatniej chwili, aktywnie zgłoś nową osobę, zamiast liczyć na przekazanie informacji wewnętrznie.
Co powinna wiedzieć osoba kontaktowa
Osoba kontaktowa powinna znać okno czasowe, liczbę opakowań, przybliżony wygląd opakowania i uzgodnione miejsce przekazania. Na miejscu docelowym dochodzi informacja, dokąd przesyłkę zanieść i czy zostanie od razu sprawdzona. Zwykle wystarczy krótka notatka wysłana wcześniej e-mailem.
Przekazanie wyłącznie osobom uprawnionym
Przy przesyłkach poufnych lub szczególnie cennych można uzgodnić przekazanie wyłącznie imiennie wskazanym osobom. Jeśli żadnej z nich nie ma, przesyłka nie trafia do osób trzecich, a dalsze kroki ustalamy z Tobą. Określ to wcześniej, aby w dniu przekazania nie było wątpliwości.
Na co zwrócić uwagę
- Wskazać osobę główną i zastępcę z numerem bezpośrednim
- Ustalić uprawnienie do wydania lub przyjęcia
- Wcześniej poinformować obie osoby o oknie i zakresie