Préparer votre transport
Désignez pour chaque adresse une personne principale et un suppléant, avec fonction, ligne directe et disponibilité le jour de la remise. Il importe que la personne soit habilitée à remettre ou réceptionner l’envoi, par exemple chef de projet, responsable de laboratoire ou accueil mandaté. Informez les deux à l’avance du créneau, du nombre de colis et des contrôles souhaités. Si la responsabilité change au dernier moment, signalez activement la nouvelle personne au lieu de compter sur la transmission interne.
Ce que l’interlocuteur doit savoir
L’interlocuteur doit connaître le créneau, le nombre de colis, l’aspect approximatif de l’emballage et le point de remise convenu. À destination s’ajoutent le lieu où l’envoi doit être porté et s’il sera contrôlé immédiatement. Une courte fiche envoyée par e-mail à l’avance suffit généralement.
Remise uniquement aux personnes habilitées
Pour des envois confidentiels ou particulièrement précieux, il peut être convenu de ne remettre qu’à des personnes nommément désignées. Si aucune n’est présente, l’envoi n’est pas confié à un tiers ; la suite est convenue avec vous. Fixez-le à l’avance pour éviter toute hésitation le jour J.
Les points essentiels
- Désigner un contact principal et un suppléant avec ligne directe
- Clarifier l’habilitation à remettre ou réceptionner
- Informer les deux contacts du créneau et du périmètre